Maak van elk project een succes

“Ja hoor, daar gaan we weer, ze hebben weer eens iets bedacht, dat wordt het zoveelste fiasco, en dat moet natuurlijk weer naast mijn gewone werk….”

Veelgehoorde reacties als er in een organisatie een nieuw project wordt aangekondigd. Of die reacties terecht of onterecht zijn?
Soms is het gewoon de weerstand tegen iets nieuws, maar in veel gevallen zijn die reacties gebaseerd op eerdere ervaringen met het fenomeen projectmatig werken.

Ineens ben je stakeholder

Binnen organisaties wordt veel en vaak projectmatig gewerkt. Helaas eindigen veel van die projecten voortijdig met een verspilling van veel tijd, geld en menselijke inzet. Of projecten kabbelen eindeloos voort en leiden niet of nauwelijks tot resultaten. En niet zelden worden er ook ongedefinieerde wilde ideeën de organisatie in geslingerd die als project worden opgetuigd. Compleet met een projectmanager, projectteam en opdrachtgever. En voor je er erg in hebt ben je als nietsvermoedende medewerker ineens ‘stakeholder’ van dat gedoe.

Projectplan achteraf

Laatst vertelde een cursist in de training projectmatig werken dat zijn manager het projectplan altijd achteraf schreef, na afronding van het project. “Want dan was alles zo lekker duidelijk en concreet te verwoorden.” Tja, zo kan het ook. Alleen heeft dat natuurlijk niets met projectmatig werken te maken.

Hoe dan wel?

Toch blijkt in de praktijk projectmatig werken wel degelijk een effectieve en lonende manier om bestaande vraagstukken op een verrassende manier op te lossen en om te zetten in kansen voor de toekomst.

Initiatiefase

Begin met je af te vragen of een idee, kans, of vraagstuk wel als project moet worden aangepakt. Is er een alternatieve oplossing of aanpak? Kan het ook door één of twee mensen in de organisatie worden opgepakt als uitdagende klus of taak? Kies dan voor de KISS formule: Keep It Short and Simple! Of kun je het vraagstuk uitbesteden, door anderen laten oplossen? Met een mooie term heet dat de “make or buy” beslissing. Soms is duur gekocht immers beter dan slecht bedacht.

Als je na deze overwegingen nog steeds vindt dat het idee, de vraag of de kans projectwaardig is, bewijs dat dan maar eens door de volgende punten met ja te beantwoorden:
• Kunnen we een duidelijk doel formuleren?
• Levert het iets op wat we nu nog niet hebben?
• Is het uniek of éénmalig?
• Heeft het een duidelijk begin- en eindpunt?
• Zijn er meer disciplines of afdelingen betrokken?
• Kunnen we de activiteiten in fasen uitvoeren?

Alle vragen met ja beantwoord? Dan heb je de initiatiefase doorstaan en kun je aan de slag met je project!

Definitiefase

In deze fase is er vaak al een projectleider of kartrekker aangewezen. Die gaat met de beoogde projectleden kijken wat het project concreet moet opleveren, wat daarvoor nodig is aan tijd, geld en menskracht. Er wordt gebrainstormd over mogelijkheden, focus en afbakening van het project, over het tijdpad en de taakverdeling. En dat komt dan op papier en heet projectplan.

Ontwerpfase

Hoe gaan we het projectdoel behalen? Welke stappen zijn daarvoor nodig?
Welke deelprojecten kunnen worden onderscheiden? Je maakt in deze fase als het ware een bestek of werkbeschrijving voor het te behalen eindresultaat. In deze fase kijk je ook goed naar de haalbaarheid van je oorspronkelijke doelen. Te hoog gegrepen of ligt de lat te laag? Is het budget en het aantal mensuren realistisch ingeschat? Is de geplande de doorlooptijd nog voldoende? Het kan zijn dat je gedurende deze fase je projectplan iets moet bijstellen. Overleg dat wel even met de opdrachtgever.

Voorbereidingsfase

In deze fase bereid je de realisatie van je project voor. Je bent echt aan het bouwen, installeren, dingen aan het uittesten, klantenonderzoek aan het doen, A-B testen aan het uitvoeren en her en der al mensen aan het instrueren en trainen. Je bent alles klaar aan het maken zodat je in de uitvoeringsfase van je project je projectresultaat in één keer kunt uitrollen, lanceren of implementeren. In deze fase denk je trouwens ook al over de nazorgfase. Het gaat dan om dingen als een manual voor een machine, garantieregelingen of een faq page op je website. Alles duidelijk? Dan kun je het realisatieplan schrijven: Wat gebeurt er wanneer, waar, hoe en door wie?

Realisatiefase

Eindelijk is het dan zover. Een tijdje terug was er een project waar speciaal voor dit moment een lied was geschreven: “Daar sta je dan, de dag die je wist dat zou komen is eindelijk daar”. Blijft een beetje spannend. Ondanks dat je in alle voorgaande fasen regelmatig contact hebt gehouden met de opdrachtgever, de klant, de eindgebruikers en (daar zijn ze weer) de stakeholders, is het toch even afwachten hoe het projectresultaat zal worden ontvangen. Soms is de realisatie een eenmalig evenement zoals de kroning van Willem Alexander, het lanceren van een nieuw model of het houden van een seminar. Het vervangen van alle hardware in een groot bedrijf zal waarschijnlijk worden uitgesmeerd over enkele dagen of weken. In dat geval wordt het woord implementatie of uitrol gebruikt om die periode van realisatie aan te duiden.

Nazorgfase

Hoog tijd om het succes van het project te vieren, alle teamleden de waardering te geven die ze verdienen en het project op inhoud en proces te evalueren. Wat ging er goed? Wat zouden we een volgende keer anders doen? Wat hebben we geleerd in dit project? Moeten we nog wat doen of regelen als de champagne straks op is en de slingers weer in de kast liggen? Hebben we nog wat te melden voor de mensen die met ons projectresultaat aan de slag gaan? Instructies, gebruikershandleidingen, gegevens van leveranciers, data waarop licenties verlopen? Helemaal klaar? Dan wordt het tijd om een lied aan te heffen en het team op plechtige wijze te dechargeren: “Now it’s time to say goodbye” en “We’ll meet again”.

Een paar tips voor een goed projectplan

1. Waarom gaan we dit project doen?
2. Wat hebben we straks wat we nu niet hebben?
3. Moeten we nog iets anders opleveren?
4. Wat laten we buiten de scope?
5. Is er overlap met andere projecten of  activiteiten?
6. Welke aannames hebben we?
7. Welke beren zien we op de weg?
8. Welke harde voorwaarden zijn er voor dit project?

Training Projectmatig Werken

In onze Training Projectmatig Werken leer je:
Basisprincipes van projectmatig werken herkennen, projecten faseren, taakverdeling aanbrengen, communiceren en samenwerken, onderhandelen met andere partijen, omgaan met weerstand en verandering. Als je deze onderwerpen consequent toepast, maak je van elk project een succes!

Meer informatie?

Mail of bel gerust! Intakegesprekken zijn altijd vrijblijvend

Share This